Caso Parque Cerro Castillo: un sistema propio de entradas con QR, en producción en 12 días

Punto de partida

La Red de Senderos del Parque Nacional Cerro Castillo administra el acceso a los senderos del parque, en la región de Aysén. Vende tres pases (1 día, 2 días y 3 días o más) con tres precios: nacionales, extranjeros y «otros» (menores de 12 años, adultos mayores y personas con discapacidad). La temporada va de octubre a abril o mayo.

El parque ya vendía en su tienda Shopify, pero la venta de entradas pasaba por una app de eventos de terceros conectada a la tienda. Tres cosas no calzaban:

• El costo. Una mensualidad en dólares más un cargo por cada entrada vendida. Fuera de temporada el parque desactivaba la app para no pagarla.
• La portería. El lector registraba que alguien entró. En un parque con travesías de varios días, lo que importa es quién sigue dentro al final del día.
• Lo que quedaba fuera. La venta en el acceso (con terminales de pago), las empresas y los guías que pagan por transferencia y el estado de los senderos, que abren por tramos según la nieve, se manejaban aparte.

Había además una restricción dura: la app anterior borra sus datos al desinstalarse, y había entradas ya vendidas para las semanas siguientes. El cambio tenía que hacerse sin perder ninguna.

Qué tenía que resolver

El alcance se fijó el 7 de octubre de 2026, con una regla: lo justo para reemplazar la plataforma anterior y abrir la temporada. Quedó así:

• Venta solo por la web, con el pago en el checkout de Shopify. La app no toca tarjetas.
• Calendario por fecha y cupo diario por tipo de entrada. El pase de 3 días o más tiene, además, un tope de 40 personas por fecha de ingreso, por la capacidad de los campamentos.
• Un formulario por visitante: nombre, documento, edad, nacionalidad, sendero y, para emergencias, contacto y condiciones de salud declaradas.
• Un QR por persona y validación de ingreso y salida en la portería, que tiene señal.
• Administración de días y cupos, y un plan para pasar las reservas vigentes desde la plataforma anterior.
• Pantallas simples. Las van a usar guardaparques con el teléfono en la mano, en la fila del acceso.

En las reuniones con el equipo del parque se sumaron la venta presencial, los usuarios para guías, el estado de los senderos y un registro de quién emite cada QR. Entraron en el mismo plazo.

Cómo funciona, de la compra a la portería

1. Elige fecha y entradas

   En la ficha del pase, un bloque de la app muestra «Hoy», «Mañana» u «Otra fecha» con el calendario. Los días sin cupo o cerrados no se pueden elegir. Debajo, la cantidad por tipo de entrada.

2. Completa un formulario por visitante

   Una pantalla por persona, con «Mismo contacto que…» para no repetir datos en un grupo, y una autorización explícita para usar los datos de salud en una emergencia. Al terminar, el cupo queda apartado 20 minutos mientras paga.

3. Paga en el checkout de Shopify

   El carrito lleva la fecha visible en cada línea. El pago, los descuentos y las devoluciones siguen siendo de Shopify.

4. Recibe un QR por persona

   Cuando Shopify avisa que el pedido se pagó, la app emite las entradas. El correo de confirmación de la tienda trae un QR por visitante con su nombre, la guía «Antes de tu visita» y el botón «Ver mis entradas».

5. Entra y sale por portería

   El guardaparque lee el QR con su teléfono. La pantalla responde con un veredicto grande y registra el ingreso de una persona o del grupo completo. Al volver, el mismo QR registra la salida.

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La portería

La portería es una página web que el guardaparque abre en su teléfono con su usuario y un PIN. No hay que instalar nada. Tiene dos modos, ingreso y salida, y una búsqueda por apellido, documento o número de pedido para quien llega sin el QR.

Cada lectura responde un solo veredicto, grande y con color:

• ENTRA: la entrada vale hoy. Muestra el nombre, el tipo, el sendero y el grupo del pedido, con un botón para registrar a todos.
• YA INGRESÓ: con la hora y el nombre de quien lo registró. Evita que un mismo QR pase dos veces.
• ENTRA ANTES y ENTRA DESPUÉS: la entrada es válida pero para otro día. El parque pidió dejar pasar a quien adelanta o atrasa su visita, así que se registra a mano y queda anotado.
• PARE: entrada anulada, sin pago o con datos incompletos.
• SALE: en modo salida, con la hora a la que ingresó.

Leer no registra: registra el botón. Así un QR que pasa por delante de la cámara por accidente no cuenta como ingreso. Para las filas largas hay un modo «Registrar al leer», que se apaga solo ante cualquier aviso.

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Al final del día, «Hoy» y «Visitantes» dicen cuántas personas ingresaron y quiénes siguen dentro. En un parque con travesías de varios días, esa lista es la que importa si hay que salir a buscar a alguien.

Caja, empresas y guías

La mayoría de los visitantes compra en el acceso, y el parque cobra ahí con terminales de pago. Para que esa venta también quede en el sistema, la portería tiene una caja:

1. Quien atiende elige las entradas y cobra en el terminal. Mientras cobra, el cupo queda apartado 15 minutos.
2. Confirma el pago en la app con el medio y el número de operación. Recién ahí existen las entradas.
3. La pantalla muestra un QR de registro. El visitante lo lee con su teléfono, completa sus datos y recibe sus propios QR.

Mientras falten los datos, portería responde «PARE: faltan sus datos». Así nadie entra sin el formulario de emergencia, compre donde compre.

Las empresas y los guías que pagan por transferencia usan el mismo camino: el parque registra la venta para otra fecha y les manda el enlace de registro. Los guías tienen además su propio usuario: piden su grupo, el parque lo confirma, y el guía completa los datos de su gente y marca su ingreso y su salida. No ven el lector, la caja ni datos de otros visitantes.

Para que eso no se preste para abusos, la página «Registro de QR» muestra, por período, quién emitió cada entrada en caja o para guías, cómo se pagó, qué se anuló y si las entradas se usaron.

Estado de los senderos

Los senderos del parque abren por tramos: con nieve en altura, un tramo puede estar cerrado o habilitado solo con guía de montaña. El parque lo informaba a mano, en textos que había que editar página por página.

Ahora el parque marca cada tramo como abierto, con condiciones o cerrado desde una página de la app, con una nota en español y en inglés. En el sitio aparece un botón «Estado del parque» que abre cada sendero dibujado como una línea de metro, y un bloque que muestra el estado de un sendero en su propia página. El estado nunca va solo en el color: cada tramo lleva icono y palabra.

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Administración dentro de Shopify

El equipo del parque administra todo desde el panel de Shopify, en la sección de la app:

• Hoy: entradas del día, cuántos ingresaron, cuántos siguen dentro y cupo restante por tipo.
• Visitantes: el libro del día o de un rango de fechas, con ingresos y salidas, en CSV. Desde la ficha de un visitante se puede cambiar la fecha de una compra respetando los cupos.
• Días y cupos: qué días se venden y cuántas entradas por tipo.
• Panel: ventas de un período por canal (web o caja), sendero, pase, día y nacionalidad.
• Caja, Registro de QR, Semáforo y Portería (usuarios y PIN).

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Decisiones técnicas

Es una app de Shopify de una sola tienda (no se publica en la tienda de apps), con su servidor y su base de datos en São Paulo. Lo que hace que sea confiable no es la tecnología sino un puñado de reglas:

• Shopify cobra, la app emite. Las entradas nacen cuando llega el aviso de pedido pagado. Una cancelación o un reembolso las anula. Lo que no calza (un pago parcial, un pago tardío con el día ya lleno) no se resuelve solo: queda en una bandeja «Para revisar».
• El QR lleva solo un código. Los datos del visitante se leen del servidor al escanear, así una foto del QR no expone a nadie.
• La fecha la decide el servidor, en hora de Aysén, no el reloj del teléfono del comprador ni del guardaparque.
• El último cupo no se vende dos veces. Las pruebas lanzan diez compras simultáneas por el último lugar; pasa una.
• Dos teléfonos sobre la misma entrada no duplican el registro, y si la conexión se corta un momento, el teléfono guarda el registro y lo envía al volver.
• La ficha de salud se pide, no se muestra. No aparece en la búsqueda; se abre por persona y cada consulta queda registrada con el nombre de quien la hizo. Un guardaparque solo ve la de quien puede estar hoy en el parque.
• Los datos personales se anonimizan 24 meses después de la visita, y los apartados que no se pagaron se borran a las 24 horas.

Antes de publicar corrió una revisión completa del código (48 hallazgos, todos los altos y medios corregidos) y la batería de pruebas automáticas: 579 en verde el 19 de octubre. Una de ellas toma la imagen real de cada QR (página, correo, caja y los de la plataforma anterior), la lee como lo haría un teléfono y la pasa por portería.

El cambio sin cortar la venta

El cambio se preparó entero en paralelo, sin tocar lo que el parque tenía publicado:

1. Una tienda de desarrollo primero. El 8 de octubre se hizo ahí la primera compra de punta a punta: bloque de compra, checkout, QR, ingreso, rechazo del doble ingreso, salida y cancelación.
2. Pases nuevos como productos aparte. La plataforma anterior cobra por cada entrada de un producto vinculado a ella, así que los pases nuevos se crearon desde cero, en borrador, hasta el día del cambio.
3. Una copia del tema. Las plantillas con el bloque de compra, el estado de senderos y el rediseño del sitio se hicieron en una copia sin publicar. El tema anterior quedó guardado como vuelta atrás.
4. Las reservas vigentes, importadas. La exportación de la plataforma anterior traía 6.761 entradas históricas. El importador separa las visitas ya hechas de las vigentes, y estas entran con su QR original: el visitante llega con el código que ya tenía y portería lo reconoce, marcado con el origen.
5. Redirecciones. Las direcciones de los pases anteriores llevan a los nuevos, para que ningún enlace guardado o compartido termine en un error.

El 19 de octubre, después de la reunión con el equipo del parque, se publicó el tema nuevo, se activaron los pases y se hizo una compra de $0 en la tienda real para comprobar el recorrido completo: entrada emitida, correo con el QR, «Ver mis entradas» y lectura en portería. Esa compra se borró después para que los conteos del parque partieran en cero.

El sitio se rediseñó en la misma copia del tema: colores y tipografía nuevos, menú con selector de idioma, portada con los datos de la visita, pases con su precio por tipo y fichas con «Antes de tu visita». Todo quedó en español y en inglés, también el correo de confirmación, que ahora lleva la marca del parque.

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Cronología

Aprendizajes

1. En un parque, la salida vale tanto como la entrada

   Una plataforma de eventos piensa en el control de acceso. Un parque de trekking necesita saber quién sigue dentro. Ese cambio de pregunta definió el diseño de la portería.

2. Deja el pago donde ya funciona

   Que Shopify cobre y la app solo emita entradas sacó del proyecto la parte más riesgosa: tarjetas, devoluciones y conciliación siguen donde el parque ya las conocía.

3. Prueba con el equipo que lo va a usar

   ENTRA ANTES, ENTRA DESPUÉS y el Registro de QR salieron de la reunión en que el equipo del parque probó la portería. Se publicaron esa misma tarde.

4. Migrar es conservar los QR ya entregados

   El visitante que compró antes del cambio no tiene por qué enterarse de él. Importar las reservas con su código original evita reenviar entradas y explicar nada en la fila.

5. Lo que no se resuelve solo, se ve

   Pagos parciales, reembolsos que no alcanzan a cubrir un grupo, pagos tardíos con el día lleno: en vez de que la app adivine, quedan en una bandeja para que una persona decida.

Preguntas frecuentes

Si quieres ver el tema completo, sin el caso, escribí una guía sobre qué necesita un sistema de venta de entradas online con QR.

Agustín Campos

Fundador de Forrate

Ingeniero Comercial con más de 10 años en web y eCommerce y 100+ proyectos lanzados en Chile, Perú, Argentina y Estados Unidos. Diseño tiendas Shopify y construyo apps a medida cuando una tienda necesita algo que no existe. Trabajas directo conmigo. Conoce mi historia →